Учитываем форменную одежду при УСН по-новому

Автор: Мария Кузнецова, аудитор аудиторской компании «Бетроен»

Порядок налогового учета расходов на форменную одежду при УСН претерпел изменения. Чиновники разрешили учитывать затраты на форменную одежду, которая не передается в собственность работников, в составе материальных расходов как затраты на приобретение другого имущества, не являющегося амортизируемым (письмо Минфина России от 18.07.2012 № 03-11-06/2/87). Нововведения рассмотрены в журнале «Актуальная бухгалтерия» 10, 2012.

В отличие от специальной одежды предназначение форменной одежды состоит не в предотвращении или уменьшении воздействия на работников вредных или опасных производственных факторов и не в защите от загрязнения. Форменная одежда содержит информацию о принадлежности работника к конкретной компании, доводя ее до сведения потребителей.

Поэтому форма должна быть выполнена в единой цветовой гамме, может содержать товарный знак или логотип фирмы, ее символику. Причем наносят их непосредственно на одежду, так как информации на значке, галстуке, косынке или жилете будет недостаточно (письмо Минфина России от 01.11.2005 № 03-03-04/2/99).

Новый порядок учета форменной одежды

В своем недавнем письме (письмо Минфина России от 18.07.2012 № 03-11-06/2/87) финансовое ведомство ответило на вопрос: может ли компания на УСН с объектом «доходы минус расходы» учесть расходы на специальную форменную одежду при определении налоговой базы по УСН?

По общим правилам материальные расходы при УСН принимают в порядке, предусмотренном для учета материальных расходов при общей системе налогообложения (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). К материальным расходам, в частности, относят затраты фирмы на приобретение спецодежды и другого имущества, не являющегося амортизируемым (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Специальная форменная одежда, свидетельствующая о принадлежности работников к организации, не является спецодеждой и другими средствами индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренными законодательством Российской Федерации.

В то же время, по мнению специалистов финансового ведомства, расходы на форменную одежду, которую не передают в собственность работникам, можно учесть в составе материальных расходов в качестве расходов на приобретение другого имущества, не являющегося амортизируемым.

Аналогичную позицию изложил Минфин России еще в одном письме, однако применительно к общей системе налогообложения (письмо Минфина России от 19.07.2012 № 03-03-06/1/349).

Как же обстояла ситуация раньше?

Ранее позиция Минфина России (письмо Минфина России от 22.04.2008 № 03-11-04/2/75) для компаний на УСН была иной. Если форменную одежду передавали в собственность работникам, то ее стоимость учитывали в составе расходов на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК РФ). В остальных случаях стоимость форменной одежды, приобретенной компанией для своих сотрудников, не отражали в составе расходов, уменьшающих базу по «упрощенному» налогу. Даже в случае, если обязанность работодателя по оплате расходов на приобретение форменной одежды зафиксирована в трудовом или коллективном договоре.

Учитывать же стоимость форменной одежды в составе расходов на оплату труда или в составе материальных расходов, даже если она в собственность работникам не передается, чиновники разрешали фирмам на общей системе налогообложения. Главное, чтобы обязанность работодателя по оплате расходов на ее приобретение была зафиксирована в трудовом или коллективном договоре (письма Минфина России от 05.07.2011 № 03-03-06/2/109, от 09.02.2009 № 03-03-06/1/43, УФНС России по г. Москве от 27.12.2007 № 20-12/124753).

Мнение чиновников суды не поддерживали. Рассматриваемые споры касаются налога на прибыль. Выводы в части экономической обоснованности затрат и их направленности на получение прибыли можно применить по аналогии и в упрощенной системе налогообложения. Поскольку компании, использующие УСН, учитывают свои расходы аналогично порядку, установленному главой 25 Налогового кодекса.

Так, ФАС Северо-Кавказского округа (пост. ФАС СКО от 14.04.2009 № А32-14095/2008-3/199) рассматривал ситуацию, при которой форменная одежда предоставлялась работникам бесплатно, не в собственность, а во временное пользование, что следует из бухгалтерской справки, подписанной главным бухгалтером. При таких обстоятельствах суд сделал вывод, что стоимость форменной одежды правомерно включена в расходы на оплату труда для целей обложения налогом на прибыль (п. 5 ст. 255 НК РФ).

Вместе с тем суд отметил, что положения статьи 255 Налогового кодекса не предусматривают передачу форменной одежды и обмундирования в собственность работников в целях включения ее стоимости в состав расходов. Из бухгалтерской справки следовало, что форменная одежда выдавалась работникам для персонального использования на постоянной основе в процессе выполнения ими производственных функций в течение всего периода сохранения трудовых отношений. Инспекторы не доказали, что работники оплачивали фирме стоимость одежды. Судьи установили, что расходы на приобретение форменной одежды произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. С учетом изложенного суд указал, что у компании имелись также основания для отнесения указанных затрат в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Как видим, суд не усмотрел в статье 255 Налогового кодекса условия о том, что для учета в составе расходов на оплату труда стоимости форменной одежды ее необходимо передавать в собственность работникам. Он сделал вывод о возможности ее учета в составе расходов на оплату труда. Кроме того, было отмечено, что учитывать стоимость форменной одежды можно и в составе прочих расходов.

Также ФАС Московского округа сделал в постановлении вывод о том, что затраты на форменную одежду для ЧОП являются производственными и их включают в расходы в целях налогообложения. Несмотря на то что законодательством не утверждены типовые нормы специальной форменной одежды для профессии охранников частных охранных предприятий (пост. ФАС МО от 05.03.2005, 04.03.2005 № КА-А41/1387-05). Вывод был основан на том, что по условиям договоров с клиентами и внутренними документами работники охранного предприятия носят форменную одежду, которая закупается для сотрудников охраны, хранится на объекте и используется исключительно во время дежурства.

Заполнение книги учета доходов и расходов

Все «упрощенцы» обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу в книге учета доходов и расходов (ст. 346.24 НК РФ; приказ Минфина России от 31.12.2008 № 154н).

Рассмотрим порядок оформления раздела 1 книги при новом и старом порядке учета расходов на форменную одежду на примере.

Пример:

Организация занимается частной охранной деятельностью. В августе 2012 г. она приобрела, оплатила и передала сотрудникам во временное пользование форменную одежду на общую стоимость 20 000 руб.

При учете форменной одежды, не передаваемой в собственность работникам, при старом порядке фирма не смогла бы отнести ее стоимость в расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы при УСН, а значит, не отражала бы их в книге учета доходов и расходов.

Фрагмент раздела 1 книги учета доходов и расходов при новом порядке учета

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

I. Доходы и расходы

Мнение: Ярослав Кулибаба, генеральный директор компании «Реал-аудит»

Форменная одежда в разрезе НДФЛ

Рассмотрим ситуацию, когда форменная одежда передается сотрудникам во временное пользование, то есть остается в собственности фирмы. Передача одежды в пользование необходима не в интересах работника, а в интересах компании. Ношение форменной одежды в рабочее время не право, а обязанность работника.

Минфин России считает, что если форменная одежда принадлежит компании и передается работникам в пользование, а после окончания срока службы сдается на склад для утилизации, то стоимость такой одежды не является доходом работников и не подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 09.02.2007 № 03-04-06-02/19). В этом случае также отсутствуют основания для начисления социальных взносов, поскольку нет выплат в натуральной форме (ст. 7, 8 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Теперь предположим, что форменная одежда передается безвозмездно в собственность работника. Такая выдача может не облагаться НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), если законодательством предусмотрена обязанность работодателя по обеспечению работников форменной одеждой.

Если работникам выдается форменная одежда по собственной инициативе работодателя, то такая передача облагается НДФЛ как выплата в натуральной форме. При этом налоговую базу определяют как стоимость выданной одежды, рассчитанную исходя из рыночных цен, то есть в стоимость форменной одежды включают сумму НДС, если одежда оплачена с НДС (п. 1 ст. 211 НК РФ; письмо Минфина России от 09.02.2007 № 03-04-06-02/19).

Выплаты работнику в натуральной форме, которые не обусловлены законодательством, облагают социальными взносами (ст. 7, 8 Закона № 212-ФЗ).

26 октября 2012 года. Материал был опубликован в журнале "Актуальная бухгалтерия", октябрь,
компания ГАРАНТ