Налоги и бухучёт

Отдел кадров

Гарантийное письмо

На сегодняшний день гарантийное письмо занимает в пакете документов на регистрацию юридических лиц особое место, поэтому вполне закономерным является и повышенное внимание к нему со стороны предпринимателей. В данной статье мы попробуем ответить на все вопросы, возникающие вокруг этого документа: нужен или не нужен, кем выдается, как оформляется и какие сведения содержит...
 
Начать, пожалуй, стоит со сфер применения этого документа, поскольку регистрация юридических лиц – конечно, не единственная область, где этот документ встречается. Часто бывает так, что при заключении сделки (или только на стадии ее подготовки) у предпринимателя нет возможности провести проверку своего контрагента на надежность и обеспечить четкое исполнение договорных обязательств. Тогда остается такой документ как гарантийное письмо.
 
Так, в предпринимательской деятельности гарантийное письмо используется достаточно часто, а уж при регистрации юридических лиц с недавнего времени стало упоминаться в пакете документов на регистрацию в числе основных.
Здесь важно пояснить, что законодательно гарантийное письмо (как и прочие документы, которые предоставляются предпринимателями с целью подтверждения юридического адреса организации) не включено в список обязательных документов при регистрации.
 
Более того, регистрация предприятия не по его фактическому адресу вообще не предусмотрена законом, поэтому никакого перечня документов – тем более обязательных – для этого быть просто не может. Из этого следует, что статус гарантийного письма как документа, обязательного при регистрации юридического лица, мягко говоря, сильно преувеличен.
 

Другое дело – практика. К сожалению, мы живем в такое время, когда максимально быстро добиться желаемого результата можно, руководствуясь, не столько законом, сколько сложившейся практикой (то есть, по сути, делать как все). Так, сложившаяся практика диктует такое условие, что если регистрирующий орган – и, в частности ИФНС 46 – требует предоставить при регистрации дополнительные документы (в нашем случае документы на адрес), то их лучше предоставить, поскольку в противном случае можно получить отказ. Именно это и стало причиной того, что грань между обязательным и необязательным наличием в пакете документов у гарантийного письма стерлась.

Теперь определимся с формой. Что представляет собой гарантийное письмо и что конкретно оно гарантирует? В широком смысле, гарантийное письмо – это деловое письмо, содержащее в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-либо действий или соблюдение определенных условий (например, сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги). Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения сторонами сделки определенных обязательств.

Если рассматривать это понятие в разрезе регистрации юридических лиц, то гарантийное письмо – это документ, предоставляемый собственником арендуемого помещения и гарантирующий размещение организации по данному адресу после ее регистрации.
  Гарантийное письмо как правило составляется на фирменном бланке организации (если собственник адреса – юридическое лицо) и заверяется печатью и подписью собственника. Некоторые собственники чрезвычайно трепетно относятся к дизайну и оформлению своих гарантийных писем, стараясь сделать их уникальными, чтобы таким образом минимизировать возможность подделки документов на свой адрес. Содержание гарантийного письма может быть разным, но оно обязательно должно быть озаглавлено (наименование документа должно быть именно «Гарантийное письмо»), и должно содержать следующие сведения:
  • номер документа и дата его подписания (составления);
  • название организации и должность лица, предоставляющего данный документ, а также наименование компании, в отношении которой данное письмо предоставляется;
  • текст письма (с формулировкой «настоящим письмом ФИО гарантирует компании ООО «ХХХ»…»).
  •  

Также в гарантийное письмо могут быть внесены дополнительные положения. Например, может быть прописано разрешение собственника использовать данный адрес во всех официальных документах организации при совершении любых юридически значимых действий или обязательства относительно истечения срока действия договора или досрочного прекращения договорных отношений.

Однако что бы ни было написано в гарантийном письме, и на каком бы бланке оно ни было составлено, все-таки гарантийное письмо не дает надежных юридических гарантий исполнения обязательств, и дать такую гарантию может только заключенный по всем правилам договор аренды.

И несколько слов в заключение. Как мы выяснили, статус «обязательного» документа в отношении гарантийного письма сильно преувеличен, но и преуменьшать его значение в процедуре регистрации юридического лица тоже не следует. Сегодня гарантийное письмо воспринимается как документ, рекомендуемый (или даже крайне рекомендуемый) при подаче документов на регистрацию юридических лиц, поскольку именно по нему регистрирующий орган определяет, давал ли Вам собственник право регистрировать свою фирму на его юридический адрес. Поэтому если при подготовке документов на регистрацию возможность получить гарантийное письмо от собственника все-таки есть – ею лучше не пренебрегать: лишним оно точно не будет.

Материал подготовлен участником форума Alex.

См. также:
1 1 1 1 1 Rating 4.33 (43 Votes)