В конце года в ноябре-начале декабря перед всеми кадровиками нашей страны стоит одна и та же задача: составить и утвердить график отпусков, который в последствии станет основополагающим документов в в период опуска многих сотрудников. Обязательность использования именно графика отпусков в качестве документа, регламентирующего очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, определяется законодательно, а именно прописана в статье 123 Трудового Кодекса Российской Федерации.

График отпусков – это не только кадровый документ, в котором компания планирует продолжительность и очередность предоставления отпусков. Это также и финансовый документ, который помогает бухгалтерии распределить расходы по оплате отпусков в течение года. Чем крупнее компания, тем этот процесс сложнее и занимает больше времени. Сбор информации от сотрудников о времени отпуска, анализ информации и составление графика, его утверждение и ознакомление с ним сотрудников – вот те этапы, которые придется пройти каждому кадровику.

Сотруднику кадрового отдела следует свою работу спланировать и провести поэтапно:

1. Встреча с сотрудниками фирмы на предмет сбора информации о времени отпуска.
2. Анализ данных и согласование оптимальных сроков.
3. Составление графика.
4. Утверждение.
5. Предоставление графика к ознакомлению с документом всех сотрудников организации.

Трудовым Кодексом РФ обозначено, что для регламентации очередности оплачиваемых отпусков для сотрудников организации или предприятия обязательной и общепринятой формой оформления отпусков является график. Согласно 123 статьи Кодекса кадровый документ одновременно является и финансовым, на основании которого бухгалтерия, учитывая продолжительность и очередность отпуска каждого работника, распределяет расходы для начисления отпускных в течение всего года.

Порядок составления графика отпусков

Форма унифицированного бланка для графика отпусков утверждена Госкомстатом Российской Федерации в 2004 году. В бланке обозначены специальные разделы, в которых должны быть вписаны данные о сотруднике компании: ФИО, должность, структурное подразделение, число календарных дней и дата отпуска.

В случае изменения даты по каким-либо причинам, кадровому служащему следует указать не только фактическую дату отпуска, а и причину, которая вызвала необходимость внесения изменений.

Кроме этого работодатель в целях оптимизации производственного процесса имеет право дополнить документ новыми строчками и графами. Ответственный сотрудник обязан проследить, чтобы они были утверждены и отвечали требованиям Трудового кодекса, который задает алгоритм принятия нормативных актов.

В документе в обязательном порядке должна быть отображена следующая информация об ежегодных отпусках, оплачиваемых работодателем:

• основном;
• дополнительном;
• об остатках отпуска, которые человек не использовал за предыдущие периоды.

I. 1. Касаемо основного, 28-дневного в нашей стране отпуска, который согласно ст.115 ТК Российской Федерации оплачивается и начисляется сотруднику за рабочий год, следует учитывать некоторые детали. Отсчет рабочего стажа работы на предприятии нужно начислять с первого дня работы специалиста, но в него не входит время:

- когда сотрудник отсутствовал или был устранен от работы в принудительном порядке (ст.76 ТК РФ);

- также не учитывается время отпуска по уходу за маленьким ребенком, пока он не достиг установленного законом возраста;

- в случае если сотрудник воспользовался правом на отпуск на условиях без сохранения его средней заработной платы, а длительность отпуска составила больше 14 дней. При таких обстоятельствах очередной отпуск будет сдвинут дальше на то количество дней, которое превышает установленный период. Для тех, кто находился в отпуске, например, 15 или 17 неоплачиваемых дней, дата их очередного отпуска сдвинется на 1 или 3 календарных дня соответственно.

2. Выбирать себе время отпуска в России имеют право некоторые категории работников, это отображено в законодательстве Российской Федерации – необходимо сверяться с ст. 123 ТК РФ:

- это касается беременных женщин, которым пришло время отпуска по беременности и родам, или по их желанию после данного отпуска;

- работающий мужчина может рассчитывать на очередной оплачиваемый отпуск, даже при коротком стаже работы на конкретном предприятии в том случае, если его жена готовится к родам или уже родила, имеет годовалого малыша;

- действие закона распространяется на граждан, которые усыновили малыша (одного или несколько), им нет еще трех месяцев;

- работающие лица, которым еще не исполнилось 18 лет, располагают возможностью воспользоваться правом, выбрать отпуск в удобное для них время.

II. Дополнительный оплачиваемый отпуск не всегда положен и не всем работникам. Сведения о дополнительном отпуске, продолжительность его лично определяется работодателем отдельного предприятия в частности, также должны быть указаны в графике отпусков. Согласно кодексу минимальное количество дней (календарных) дополнительного отпуска соответствует 3 дням.

К категории работников, на которых распространяется действие федерального закона и постановлений Трудового кодекса, относятся:

- сотрудники предприятий, задействованные в работах, где условия труда опасны и вредны;

- работники, которые выполняют работу особого характера;

- специалисты, чей рабочий день не нормирован;

- работники, трущиеся в районах Крайнего Севера.

III. В графике должны присутствовать сведения об оставшихся днях от предыдущего отпуска.

Ответственный за кадровую работу менеджер должен следить за тем, чтобы не нарушить закон, предписывающий предоставление оплачиваемого отпуска, положенного сотруднику каждый год, в том случае, когда он добровольно отказывается от отпуска. Законом запрещено пропускать ежегодный отпуск два года подряд.

Все остатки неиспользованного отпуска работником за предыдущие периоды должны быть учтены, обязательно указаны в графике отпусков, заблаговременно составленном на следующий год.

График отпусков в контексте Конвенции МОТ № 132 «Об оплачиваемых отпусках»

После принятия Россией Конвенции, которая определяет новые подходы и содержит некоторые нюансы в порядке оформления оплачиваемых отпусков, уместно пересмотреть порядок составления кадрового документа – графика отпусков на следующий год. Для начала нельзя не заметить отличия в том, как определяется очередность отпусков. В настоящее время все специалисты знают, что нужно уложиться со сдачей графика до середины декабря. Теперь работодателю рекомендовано проявить больше внимания к каждому сотруднику индивидуально. Следует рассмотреть все условия на предмет того, какими нормативами, арбитражными решениями, или, может быть, коллективным соглашением, устанавливается время предписанного отпуска. Если таковых нет, с работником (или его доверенным лицом, представителем) консультируются и только после этого определяют время отпуска, который будет предоставлен сотруднику.

У работника остается возможность (как и в ТК РФ) разделить свой отпуск на определенных условиях на части. Эти условия таковы:
• число календарных дней оплачиваемой части отпуска должно быть больше четырнадцати;
• поправка касается временного критерия использования этих частей. Основную часть отпуска следует использовать за год. В последующие после запланированной даты отпуска 18 месяцев и сотрудник, и работодатель должны изыскать возможность, чтобы использовать полностью всю оставшуюся часть. Этот период - полтора года, согласно 2-го пункта статьи № 8 Конвенции, обусловлен и обязателен.

Относительно основной части требования ясны и строго обозначены: нельзя двухнедельный оплачиваемый период – часть ежегодного отпуска, прерывать. Его нужно использовать в течение года. На все дни, остатки отпуска – срок полтора года, но минимальная часть с согласия сотрудника может быть перенесена или отодвинута вперед. Это время может быть определено самим работником, руководством или характерным для обеих сторон способом, приемлемым и применимым, как дословно указано в Конвенции, в национальной практике.

Трудовым кодексом не запрещается иногда, заручившись согласием, передвинуть отпуск работника на будущий год, при условии, что он будет использован за этот год. Такое действие может быть обусловлено производственной необходимостью и сложившейся текущей ситуацией. Это касается основной части, относительно остальных (минимальных) частей, ограничений согласно ТК РФ нет.

При ведении учета дней, составляющих стаж для планирования отпуска, по Конвенции учитываются дни, когда человек отсутствовал на рабочем месте, в таких случаях:
- работник заболел;
- беременность;
- роды (отпуск);
- случился несчастный случай.

При сравнении условий Трудового кодекса и Конвенции, прослеживается перевес в количестве пунктов в списке российского законодательного документа, который расширяется за счет нерабочих праздников, общепринятых выходных и отгулов отдельных сотрудников. Гарантии ТК РФ более лояльны и предоставляют работнику больше льгот, что позволяет утверждать, что при составлении графика о нарушении Конвенции речи быть не может.

Процедура утверждения графика отпусков

Нормативный акт, каковым является график отпусков, требует принятия и утверждения работодателем. При этом он должен учесть мнение профсоюзной организации и постановление местного выборного органа о том, в каком порядке и очередности работнику будет предоставлен ежегодный отпуск.
Для указания этой информации (она называется «Мнение выборного профсоюзного органа») в документе предусмотрена специальная графа, куда соответственно следует вносить реквизиты протокола заседания, на котором был решен вопрос очередности. В шаблоне также необходимо сделать пояснительную запись, если на предприятии нет профсоюзной организации.

Ознакомление работников с графиком очередности отпусков обязательно под роспись, вызвало некоторое недовольство сотрудников кадровых служб, особенно если предприятие крупное и на нем работает много людей. Работодатель оставляет за собой вес правомочия по решению этого вопроса и его актуальности для данного предприятия. Однако большинство предпочитает оформлять документы в полном соответствии требованиям, тем более, если они детерминированы законодательными положениями о защите персональных данных, а также правилами трудового распорядка.

Содержание изменений фиксируется и доводится к сведению работников в форме распорядительно-организационного документа. Ознакомление с графиком и подтверждение данного факта росписью рекомендовано производить непосредственно в самом документе, расширенном указанной графой.
Работодателю предписано ознакомить каждого работника письменным уведомлением о дате отпуска не позже, чем до этого времени останется две недели.

Для внесения новых разделов и граф в документ следует издать приказ, который объясняет эти изменения в унифицированной форме документа. Например, как это было сделано в ООО «Марафон».

Общество с ограниченной ответственностью "Марафон". 

ПРИКАЗ

22.11.2011 №19-ОД                                                                                                                                                  г. Самара 
                                                                    
О внесении изменений в унифицированную форму Т-7
Для обеспечения оптимальных условий ознакомления работников ООО «Марафон» с графиком отпусков

ПРИКАЗЫВАЮ

1. Внести в унифицированную форму Т-7 «График отпусков» дополнительную графу «С графиком ознакомлен, дата, подпись»
2. Инспектору по кадрам Инокентьевой Р.З. внести данные изменения в форму «График отпусков» и учесть эти коррективы при составлении графика на 2012 год.
3. Руководителю отдела кадров Батрутдинову И.А. ознакомить всех с графиком отпусков, после ознакомления сотрудникам поставить роспись.
Генеральный директор Алейников И.С. Алейников
С приказом ознакомлен (а):

Как отразить перенос отпуска в графике отпусков

Практически каждый работающий человек сталкивался с такой ситуацией, когда ему нужно было сместить или перенести запланированный отпуск. Это может потребоваться при определенных личных обстоятельствах или по инициативе руководства, когда того требует производственная целесообразность или необходимость. Не исключаются в практике случаи, когда сотрудника могут отозвать из отпуска.

Все эти обстоятельства определенным образом находят свое отражение в виде записей в унифицированном документе. Для этого следует внимательно заполнять все пункты шаблона графика, в котором при заполнении 6-й графы указывается дата запланированная, а в графе № 7 фактическая дата отпуска. Заранее предполагается, что эти даты могут быть изменены. Разделы 7-9 на момент подачи графика для утверждения его работодателем не заполняются, записи в этих графах производятся после выхода работника на работу.

Разрешающий перенос срока отпуска документ, составляется в произвольной форме. Для оформления такового необходимо согласие самого работника и его непосредственного руководителя. И только после согласования с работодателем и его разрешения в утвержденный документ вносятся актуальные изменения относительно даты очередного отпуска.

Существуют и иные причины, предусмотренные в Трудовом кодексе, которые могут повлиять на изменение даты, с которой должен был начаться оплачиваемый отпуск сотрудника. Под изменениями может подразумеваться перенос или продление отпуска при условии согласования пожеланий обеих сторон. Эти причины:

- проблемы со здоровьем, которые повлекли временную нетрудоспособность человека, сотрудника организации;

- государственные обязанности, за исполнение которых законом предписано освобождение от работы;

- особые случаи, которые попадают под данную квалификацию согласно трудовому законодательству.

При учете инспектор отдела кадров должен учитывать момент наступления и период длительности данных ситуаций: «до» или «во время» отпуска. Если причины имели место до отпуска, новый срок оговаривается, если во время – отпуск автоматически продлевается.

Основанием для переноса даты и продолжительности отпуска является документ: написанное заявление работника. В нем он должен указать причину, по которой был инициирован перенос. Эта информация вносится кадровиком в графу № 8. К заявлению следует приложить подтверждающие факт документы: справки, вызов в суд, лист нетрудоспособности и иные, в зависимости от каждого отдельного случая. Сразу же делается отметка в графе №9 о дате предполагаемого отпуска.

Высокая квалификация и ценность сотрудника в исключительных случаях может быть доказана его незаменимостью на рабочем месте и необходимостью задержаться с отпуском. Такие действия работодателя, который с согласия работника переносит отпуск на будущий год, правомерны и разрешены статьей 125 ТК РФ. Перенесенный отпуск следует использовать на протяжении последующего года в любое удобное и оговоренное сторонами время.

Также работодатель при определенных условиях может отозвать работника с отпуска, при условии, если тот по этому поводу не имеет возражений. Но если у человека не представляется такой возможности или он не согласен, его действия нарушением трудовой дисциплины не являются. Дисциплинарные или материальные взыскания в таких случаях незаконны, противоречат постановлению № 2 Пленума ВС РФ.

В случаях отзыва сотрудника из очередного отпуска в графике фиксируются все соответствующие изменения на основании распоряжения работодателя и письменного согласия работника. Такой порядок внесения корректирующих записей применяется и при разделении отпуска на части.

Щепетильная и выверенная работа сотрудника кадровой службы предполагает ответственность и знание законодательных документов Российской Федерации. Также в работе следует учитывать условия труда: вредные, опасные, территориальные. Кроме специфики производства и основной стратегии работодателя, в работе, согласно действующим положениям Конвенции, следует учитывать пожелания работников.